退職の挨拶状はいつ出す?タイミングや注意点について

退職が決まったら挨拶状はいつ出すのがマナーなのでしょうか。本来であれば会って挨拶をしたいところですが、退職が決まると引き継ぎなどで忙しくなり、なかなか全ての人に直接合うことが難しくなってしまいます。

そこで一般的なのが挨拶状です。挨拶状は遅くなりすぎると失礼になってしまうので、取引先の会社の方なら、遅くても1ヶ月前に送るようにしましょう。

また挨拶状の内容や封書かハガキか、メールにするかも気になる点ですよね。そのような点についてもご紹介をいたしますので、参考にしてみて下さい。

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退職の挨拶状はいつ出す?基本は1ヶ月前

社会人になっても、様々な理由で退職をする社会人の方がいらっしゃいます。転職、結婚、出産など、退職の理由は色々です。

退職する時に必要になるのが、挨拶状。いつ出すのか、いつ出せば、ビジネスマナーがなっていると周囲の方から評判が高くなるのでしょうか。

一般的には退職1ヶ月前がビジネスマナーとされている

あなたも様々な理由で退職を考えていると思います。転職が既に決まっているのかも知れませんし、旦那さんの転勤が理由かも知れません。どんな理由であれ、なるべく早めに会社には報告すること、一般的には1ヶ月がマナーとされています。最低限、その位前には会社には通告するようにしましょう。

あなたが責任を持って行っている業務の引き継ぎであったり、後任を探さなくてはいけないなど、会社側も取らなくてはならない行動があります。いきなり辞めることはせず、最低1ヶ月前には上司には報告、挨拶状もその位前に出すことを心がけましょう。

退職の挨拶状はいつ出すか、その他にもポイントがあります

会社を退職する事が既に決まっているのなら、考えなくてはいけないのは、挨拶状、挨拶状をいつ出すのか、そして挨拶状の文章の内容だと思います。

ハガキで挨拶状を出すこと

挨拶状はハガキが一般的です。ハガキに文章を考えて印刷して送りましょう。

タイミングもなるべく早めに。退職前は他にもやる事が沢山あると思うので、挨拶状に関しては、早めに出してしまった方が後が楽になります。

普段からのコミュニケーションがメールの方はメールで対応します。
全員分をハガキでやる必要はありません。日頃からのコミュニケーションがメールの方はメールで挨拶文を送りましょう。

理由が転職の場合は、文章の内容に気をつける

転職が理由で退職をするなら、「これまでの経験を活かし、新しい職場でも新しい事を学んで行きたいと思っています」など、文章表現に気をつける。

退職の挨拶状はどんな方法でいつ出す?様々な挨拶状の在り方

退職日が決まり、挨拶状の内容も決まって来ると、今度はどういった方法で挨拶状を出したら良いのか、適切な方法を知りたくなります。

手段は色々です。普段からメールでコミュニケーションをとっている方であれば、メールでも構わないと思います。ですが、上司や部長、会社でも階級が高い方であれば、「こういう時は普通手紙だろ」と立腹される事もあります。

上記でも紹介している通り、ハガキで退職の挨拶文を出すのも、適切な方法になります。手紙のような封書にするのか、それともより簡単なメールという手段を取るのか、周りの方に聞いて意見を聞いて見るとか、これまで退職して来た人はどんな手段を使って退職の挨拶を出しているのか、日頃から観察して見ると良いと思います。

自分中心ではなく相手から見てどういった手段だと退職の挨拶を読みやすいか。相手の立場になって物事を考えて見るのも、終わりや良い形になる考え方だと思います。

退職の挨拶状に一言添えると、よりベスト

退職の挨拶状についてネットで調べて見ると、「こんな形」という定型文が出てきます。内容はありきたりのものが多いでしょう。そういった定型文を参考に自分らしい挨拶状を考えてみましょう。

職場での思い出を一言添えると記憶に残る挨拶状になる

退職の挨拶状も定型文だけでは物足りない、何かあなたらしい物を一つ加えたい。

あなたがその会社に入ってから、特に感謝している事、この事について苦戦したけれど、周囲の方が丁寧に対処してくれたので感謝しているなど、あなたが鮮明に覚えて居ることで感謝しているエピソードを一行入れてみると、心に残る挨拶状が完成すると思います。

自分自身の経験、お世話になったエピソードを書き加える事で、オリジナリティーを出す事ができます。

また大きな会社だと、人の入れ替わりも激しいです。誰が後任で、仕事を任せられるのかもよく理解りません。挨拶状で後任の方の名前を記載すると、誰が仕事を引き継ぐ事になるのか、流れが理解り、仕事が丁寧だと評価を受けると思います。

退職の際、社内での挨拶のタイミングやポイント

退職の挨拶は最低1ヶ月前に終えるとして、待ちに待った退職日。社内での挨拶もありますし、大勢の前で挨拶をお願いされることありますよね?

小さな会社であれば、1人1人にお菓子などを配り、お礼を言って終了することが出来ます。ですが会社の規模によっては、人の出入りも激しいですし、お世話になった方全員に十分な挨拶をして退職する事なんて出来ません。

人数に限界がある場合は、退職の当日に退職メールを送ると、同僚や仕事でお世話になった方にも最後のビジネスマナーの通った挨拶を済ませる事が出来ます。感謝の挨拶など、会えない方にはそういった手段で退職の挨拶をしましょう。

また、朝礼などで退職の挨拶を頼まれる時は退職理由を言えるのなら良い、後は感謝の気持ちを表せば良いと思います。退職理由を明確に言いたくない時は、「一身上の都合」という一般的に使える表現でカバーする事が出来ます。

会社を退職する事になったら、挨拶状を出さなくてはいけません。挨拶状を出すに当たって、大切なポイントを上記の記事で説明して来ました。参考にはなりましたか?大体1ヶ月前位に出すのが一般的なマナーになります。メールで出すことも可能ではありますが、会社でも年上の方に出すとなると、それが「非常識」になることがあります。周囲の方もどういった形で退職をしているのか、観察することもあなたの参考になります。